Organiser
EventCity — Organiser les évènements communaux dans un seul outil
Fête communale, cérémonie, marché de Noël : préparez l’évènement de la première tâche au bilan du Jour J, avec la salle, le matériel, les interventions et la communication.
Dans CityHally dès l’offre Intégral, à partir de 690 € HT/an.
Les écrans de EventCity
La fiche d’un évènement 
Le budget d’un évènement
Les vrais écrans de EventCity, sur Saint-Clair-des-Ormes, une commune fictive créée pour la démonstration.
Un évènement, dix tableurs
Les tâches dans un tableur, les prestataires dans les courriels, le budget dans un autre fichier, le plan sur une feuille, la salle et le matériel réservés à part. EventCity rassemble l’évènement et parle aux autres applications.
Les fonctions essentielles
Modèles d’évènements
La fête de l’an dernier sert de point de départ, avec ses tâches.
Tâches
Avec responsables, échéances et listes de vérification.
Équipes et bénévoles
Élus, agents, bénévoles : qui fait quoi, et quand.
Prestataires
Les demandes aux prestataires et leurs réponses.
Documents
Les pièces exigées et celles reçues.
Budget
Prévu et réalisé, ligne par ligne.
Notes de frais
Les dépenses avancées, avec leurs justificatifs.
Implantation
Le plan du site : stands, scène, buvette, secours.
Jour J
La feuille de route du jour, imprimable, utilisable sans réseau.
Incidents
Notés sur place, avec photos.
Bilan
Ce qui a marché, ce qui est à revoir, pour l’an prochain.
EventCity s’appuie sur les autres applications
Comment ça marche
Préparer
Partir d’un modèle, fixer la date, former l’équipe.
Réserver
Le lieu, le matériel, les interventions techniques.
Annoncer
L’évènement paraît dans l’agenda du site et de l’application.
Vivre le Jour J
La feuille de route, les incidents, sur place.
Faire le bilan
Le budget réalisé, les leçons pour la prochaine fois.
Ce que voient les habitants et les agents
Les habitants
- l’évènement dans l’agenda du site et de l’application
- l’ajout à leur calendrier
- la notification d’annonce
Les élus et les agents
- les tâches de chacun et leurs échéances
- le budget et les notes de frais
- le plan d’implantation
- la feuille de route du Jour J
Avec les autres applications
- ReserveCity réserve la salle ou l’espace de l’évènement.
- StockCity réserve le matériel dans le catalogue de la commune.
- TechCity reçoit les interventions techniques à faire avant et après.
- NewsCity publie l’évènement dans l’agenda et notifie les habitants.
Dans quelles offres ?
Tarif selon la population, sans facturation par utilisateur. EventCity peut aussi s’ajouter seule à une offre plus petite, sur devis.
Questions fréquentes sur EventCity
Faut-il avoir les autres applications ?
Non, mais EventCity en tire le meilleur avec elles : l’offre Intégral les réunit toutes les sept.
Les bénévoles ont-ils besoin d’un compte ?
Ceux qui suivent leurs tâches dans EventCity ont un compte CityHally, ouvert par la mairie avec les seuls droits utiles.
Le Jour J fonctionne-t-il sans réseau ?
Oui. La feuille de route se consulte et les incidents se notent hors connexion ; tout se synchronise au retour du réseau.
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